«سعید زارع» مدیر کل اسناد و کتابخانه ملی استان یزد هدف برگزاری این همایش را تشریح مسائلی همچون اهمیت و جایگاه سند، بررسی و بیان مشکلات سامان دهی اسناد و مدارک، سامان دهی بایگانی ها، سامان دهی اتوماسیون های اداری و ارائه راهکارهایی جهت ارتقا سطح ایمنی و امنیت اسناد و مدارک اعم از فیزیکی و الکترونیکی ذکر کرد.
وی با تاکید بر امر جلوگیری از دسترسی، امحاء و خروج غیر مجاز اسناد از دستگاه، گفت: هیچ سندی اعم از سند آرشیوی یا اوراق، بدون صورت جلسه سازمان اسناد و کتابخانه ملی از دستگاه‌ها حق خروج ندارد.
این مسئول در ادامه با اشاره به اهمیت اطلاع رسانی و اقناع سازی افراد در زمینه اهدای اسناد و اوراق به سازمان اسناد ملی، گفت: مردم نیز باید در نگهداری و حفظ اسناد با ارائه آن‌ها به این سازمان، در حراست و حفاظت از فرهنگ، آیین و اصالت و هویت خود یاری دهند.
زارع با بیان این که اسناد ملی و میراث مکتوب به نوعی شناسنامه یک ملت است، گفت: بکارگیری افراد صالح و دارای مهارت در امر بایگانی نیز از اهمیت بالایی در این خصوص برخوردار است.
گفتنی است، در پایان این همایش نیز از افرادی که در سال گذشته اقدام به اهدای سند و مساعدت در بحث مصاحبه‌گری آرشیو شفاهی با سازمان اسناد و کتابخانه، فعال بودند تقدیر شد.